Kort overzicht
CostPilot verwerkt alleen persoonsgegevens die u zelf invult op het formulier (bv. contact, gratis scan) of meestuurt bij de AI-factuurcheck (e-mailadres en bijlagen). We gebruiken die gegevens om uw vraag te beantwoorden, een eerste analyse te geven of vervolgafspraken te plannen — niet voor onnodige profiling of doorverkoop aan derden.
Geüploade facturen en documenten worden gebruikt voor analyse en demonstratie rond IT-/telco-besparingen. In een volledige productie-omgeving horen daar een duidelijke bewaartermijn, verwerkersovereenkomsten en logging bij; die principes beschrijven we hieronder.
AVG / GDPR
De Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, in het Engels GDPR) geeft u rechten over uw persoonsgegevens. Hieronder de belangrijkste punten in het kader van deze website en onze dienstverlening.
Verwerkingsverantwoordelijke
Voor de gegevens die u via costpilot.be (en subdomeinen die naar dezelfde dienst wijzen) deelt, is de verwerkingsverantwoordelijke: CostPilot. Voor vragen over privacy en gegevensbescherming kunt u contact opnemen via sandra@costpilot.be.
Welke gegevens verwerken we?
- Contact & intake (gratis scan): naam, e-mail, bedrijfsnaam, optioneel BTW-nummer, voorkeursmoment, vrije tekst in het berichtveld.
- AI factuurcheck: e-mailadres en de door u gekozen bestanden (bv. PDF, afbeeldingen, tekst- of CSV-exporten).
- Technische gegevens: standaard server- en beveiligingslogs (zoals IP-adres en tijdstip), beperkt tot wat nodig is voor stabiliteit en beveiliging.
Doeleinden en rechtsgronden
- Uw aanvraag behandelen (contact, scan, factuurcheck): uitvoering van maatregelen op uw verzoek vóór een eventuele overeenkomst, en/of toestemming waar u die expliciet geeft via het formulier.
- Communicatie over de dienst (opvolging, afspraken): gerechtvaardigd belang om uw vraag inhoudelijk te beantwoorden, in lijn met wat u redelijkerwijs mag verwachten.
- Beveiliging en fraudepreventie: gerechtvaardigd belang en/of wettelijke verplichting, naargelang het geval.
Bewaartermijnen
We bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor u ze heeft achtergelaten, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is (bv. fiscale documentatie). Concreet: formulier- en uploadgegevens worden na afhandeling van uw vraag of na een intern vastgelegde termijn verwijderd of geanonimiseerd, tenzij u een lopende commerciële relatie met ons heeft waarvoor bewaring noodzakelijk is. De exacte termijn kan per type gegevens verschillen; vraag gerust een overzicht via het contactadres hierboven.
Doorgifte en onderaannemers
Persoonsgegevens worden niet verkocht. Een beperkte doorgifte kan plaatsvinden aan IT-leveranciers die deze site hosten of ondersteunen (hosting, e-mail), uitsluitend voor zover dat nodig is voor de dienst en met passende afspraken (waar vereist: verwerkersovereenkomst). Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte vindt alleen plaats als daarvoor een geldige grondslag bestaat (bv. standaardcontractbepalingen of adequaatheidsbesluit).
Uw rechten
Onder de AVG heeft u onder meer recht op:
- Inzage — welke gegevens van u verwerken we?
- Rectificatie — onjuiste gegevens laten corrigeren.
- Wissing (“recht om vergeten te worden”) — waar van toepassing.
- Beperking van de verwerking — in de wettelijk voorziene gevallen.
- Bezwaar — tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, in de voorwaarden van de wet.
- Gegevensoverdraagbaarheid — voor gegevens die u ons heeft verstrekt en die we verwerken op basis van toestemming of overeenkomst, in een gangbaar formaat waar technisch mogelijk.
Om uw rechten uit te oefenen, stuur een duidelijk verzoek naar sandra@costpilot.be. We reageren binnen de wettelijke termijn (doorgaans één maand, met mogelijke verlenging bij complexe verzoeken).
Heeft u een klacht over de verwerking van uw gegevens, dan kunt u die melden bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) (België).
Beveiliging
We treffen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang of misbruik (zoals beperkte toegang tot systemen, versleutelde verbinding via HTTPS waar van toepassing, en zorgvuldige omgang met uploads). Geen enkele online dienst kan 100% risicovrij garanderen; meldt verdachte activiteit steeds aan ons.
Cookies
Deze site gebruikt functionele cookies die nodig zijn voor de werking van het formulier en de beveiliging (zoals CSRF-bescherming). Voor uitgebreide marketing- of analysecookies verwijzen we naar een eventueel apart cookiebeleid zodra dat actief wordt; momenteel ligt de nadruk op minimale, noodzakelijke cookies.
Deze tekst is informatief en geen volledige juridische verklaring. Voor contractuele verwerking (bv. met uw onderneming) kunnen aanvullende documenten gelden, zoals een verwerkersovereenkomst (DPA).